Số hóa tài liệu: trụ cột chiến lược của chính quyền số

Hà Nội đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu này thông qua việc xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ việc số hóa tài liệu hành chính, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và phục vụ người dân.

Điều kiện tiên quyết cho chính quyền số

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu giấy truyền thống thành định dạng kỹ thuật số để dễ dàng truy xuất, lưu trữ và tích hợp vào các nền tảng công nghệ hiện đại. Khi được thực hiện một cách bài bản, số hóa giúp chuẩn hóa thông tin, tăng cường khả năng kết nối dữ liệu giữa các cơ quan, ngành, địa phương, từ đó góp phần tiết kiệm chi phí xã hội, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Một cơ sở dữ liệu dùng chung - nếu được hình thành từ nền tảng số hóa đầy đủ - sẽ cho phép loại bỏ tình trạng thông tin phân mảnh, trùng lặp; giảm thời gian xử lý công việc; tăng hiệu suất liên thông giữa các bộ phận trong hệ thống hành chính. Đồng thời, dữ liệu được số hóa và quản lý tập trung sẽ đảm bảo tính toàn vẹn, dễ dàng kiểm tra, phân tích phục vụ điều hành và giám sát chính sách.

Thay vì lưu trữ giấy tờ tại từng đơn vị riêng lẻ, cơ sở dữ liệu dùng chung giúp toàn bộ hệ thống hành chính có thể tiếp cận cùng một nguồn thông tin, đảm bảo đồng bộ trong ra quyết định và cung cấp dịch vụ công. Việc tích hợp dữ liệu vào các nền tảng phần mềm sẽ thúc đẩy mạnh mẽ cải cách hành chính, triển khai hiệu quả chính quyền số, chính quyền phục vụ.

Bằng cách số hóa, các tổ chức và doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ và tối ưu hóa quy trình làm việc. Đây là một bước quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cho hoạt động vận hành trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ.

Không những vậy, tài liệu được số hóa không chỉ để lưu trữ lâu dài mà còn giúp hệ thống hóa thông tin, cung cấp dữ liệu chính xác, đầy đủ cho quá trình phân tích, dự báo và lập kế hoạch. Qua đó, để xây dựng nền tảng dữ liệu lớn (Big Data) trong quản trị nhà nước.

Hà Nội triển khai đề án số hóa để xây dựng kho dữ liệu hành chính dùng chung

Hà Nội - một trong những địa phương đi đầu cả nước về chuyển đổi số, ngày 5/6/2025, UBND TP đã ban hành Quyết định số 155/QĐ-UBND phê duyệt Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn TP Hà Nội". Đây là một bước đi quan trọng thể hiện quyết tâm chính trị và tầm nhìn chiến lược của Hà Nội trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính và phát triển chính quyền số.

Theo Đề án, TP Hà Nội sẽ thực hiện thu nhận, chỉnh lý, số hóa và lưu trữ tập trung tài liệu của các cơ quan hành chính cấp huyện, cấp xã, trong đó bao gồm cả tài liệu phát sinh từ các đơn vị hành chính cũ sau khi thực hiện sáp nhập, giải thể. Việc số hóa được thực hiện tập trung tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP Hà Nội, nhằm đảm bảo tính thống nhất về kỹ thuật, quy trình và định dạng dữ liệu.

Quá trình triển khai được chia thành hai giai đoạn rõ ràng. Trong năm 2025, từ tháng 8 đến hết tháng 12, Thành phố tập trung thu nhận, chỉnh lý và số hóa tài liệu. Sang năm 2026 và các năm tiếp theo, các dữ liệu số hóa này sẽ được tích hợp vào hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung, đồng thời được kết nối khai thác qua các nền tảng phần mềm quản lý, hệ thống điều hành tác nghiệp nội bộ và các hệ thống thông tin chuyên ngành khác của Thành phố.

Điểm đặc biệt trong triển khai đề án là việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng đơn vị. Trung tâm Phục vụ hành chính công TP Hà Nội là đơn vị chủ trì thực hiện, có trách nhiệm hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra chất lượng và tiến độ số hóa. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa và lưu trữ. Các UBND cấp huyện, xã chịu trách nhiệm rà soát, lập danh mục và bàn giao tài liệu đầy đủ, đúng quy trình.

Việc tổ chức số hóa tập trung tại một đầu mối giúp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng, nhân lực và đảm bảo dữ liệu được xử lý theo chuẩn thống nhất, dễ dàng tích hợp vào hệ thống điều hành hiện có của Thành phố. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được định danh, mã hóa và phân quyền truy cập phù hợp, bảo đảm an toàn thông tin và khả năng khai thác hiệu quả trong công tác chuyên môn cũng như trong hoạt động điều hành, phục vụ người dân.

Khi đề án được triển khai thành công, Hà Nội sẽ có một kho dữ liệu tập trung đầy đủ, phục vụ cho nhiều mục tiêu cùng lúc: vừa lưu trữ an toàn, vừa hỗ trợ điều hành, giám sát nội bộ, vừa cung cấp thông tin cho người dân và các đơn vị liên quan trong xử lý thủ tục hành chính. Đây chính là một bước đi thực chất, có chiều sâu, góp phần nâng cao năng lực quản lý nhà nước, đồng thời tạo nền tảng bền vững để xây dựng chính quyền số hiện đại, hiệu quả, minh bạch và phục vụ tốt hơn.